ARCHIVOS DE DATOS

Los archivos de datos permiten almacenar información de modo permanente, para ser

accedida o alterada cuando sea necesario.

Hasta ahora un programa podía almacenar información en la memoria mediante las

variables declaradas (tipos elementales, estructuras, tablas). Este almacenamiento es

temporal y está limitado al tiempo de ejecución del programa.

Cuando surge la necesidad de almacenar información de manera permanente se deben usar ficheros. Un fichero es una entidad que contiene información de un conjunto de elementos.

El fichero puede estar guardado en algún medio de almacenamiento secundario como

 por ejemplo: disco rígido, disckette. La agrupación de ficheros relacionados entre sí por

algún concepto se denomina base de datos.

Organización de datos en el almacenamiento secundario

Para que las computadoras puedan almacenar y procesar los datos, estos se organizan regularmente en ciertos elementos. Cada uno de estos elementos se agrupa con sus similares, para formar otro elemento más complejo:

 • Carácter: Es una letra, un número, signo de puntuación o signo especial.

 • Campo: Contiene un grupo de caracteres que agrupados conforman un dato o atributo de  información. Cuando se llena un formato de solicitud de ingreso en una Universidad, el nombre  de la persona por ejemplo, representa un campo; su dirección, domicilio, y otros, representan a su vez otros campos.

 • Registro: Está conformado por la agrupación de campos relacionados entre sí. Toda la        información de inscripción de un estudiante constituye un registro.

 • Archivo: Es un conjunto de registros relacionados. Todas las inscripciones de los estudiantes de una universidad podrían conformar un archivo.

• Base de datos: Está conformada por un conjunto de archivos interrelacionados. Los archivos de inscripción, además de los archivos de notas, de profesores y de materias conjuntamente pueden constituir una base de datos de una universidad.

• Campo clave:

Es un campo particular dentro del registro, que permite la identificación exclusiva y unívoca de cada registro. La clave debe ser un valor que no se repita, como por ejemplo, el número de cédula de identidad, número de identificación, el número de carnet en una universidad o el número de seguro social.

El soporte es el medio físico donde  se almacenan los datos. Los tipos de soporte utilizados en la gestión de archivos:    

• Soportes secuenciales
• Soportes direccionables

Los soportes secuenciales  secuenciales   son aquellos  en los que los registros, informaciones  están escritos unos a continuación de otros y para acceder a un determinado registro, n se necesita pasar por los n-1 registros anteriores. La secuencia puede corresponder al orden físico de los registros en el archivo  (organización secuencial) o bien  al orden de claves  (ascendentes  descendentes) de los registros (organización indexaba).

Los soportes direccionables se estructuran de modo que las informaciones registradas se pueden localizar directamente por su dirección y no se requiere pasar por los registros precedentes. En estos soportes los registros deben poseer un campo clave diferente al resto   de los registros del archivo. Una dirección en un soporte direccionable  puede ser numero de pista y numero  de sector en un disco.

Los soportes direccionables son los discos magnéticos, aunque pueden actuar como soporte secuencial.

Según las características del soporte empleado y el modo en que se han organizado los registros, se consideran dos tipos de acceso a los registros de un archivo:

•          Acceso Secuencial
•          Acceso Directo    

El acceso secuencial implica al acceso a un archivo según el orden de almacenamiento de sus registros, unos  tras otros. El acceso directo implica el acceso a un registro determinado, sin que ello implique la consulta de los registros precedentes. Este tipo de acceso sólo  es posibles con soportes direccionables.

La organización  de un archivo define la forma en la que los registros se disponen sobre el soporte de almacenamiento, o también se define la organización como la forma en que se estructuran los datos en un archivo. En general, se consideran tres organizaciones fundamentales:

       1-Organización Secuencial 
       2-Organización directa
       3-Organización secuencial de indice

      Organización de los archivos:

       La organización de los registros en los archivos se puede hacer de tres maneras diferentes, y para hacer la comparación por ventajas y desventajas:

     1. Organización secuencial: En esta organización los registros se almacenan uno tras otro en un orden predeterminado. El orden lo determina su campo clave. Los registros deben ser ordenados de una forma específica para su almacenamiento, lo cual tiene su costo en tiempo. Tiene  ventajas cuando se necesita acceso a la totalidad o una gran porción de registros, pero si se trata de ubicar un registro particular puede ser sumamente lento. Con este tipo de organización, para llegar al registro 6510, deben recorrerse uno a uno, los primeros 6509 registros  anteriores empezando por el 0001.

     2. Organización directa: Para esta organización, los registros no se almacenan uno tras otro, sino que se ubican en una dirección particular que está determinada por su campo clave. La dirección es establecida mediante programas que usan una técnica denominada cálculo de clave, que convierten el valor numérico del campo clave, en una dirección de almacenamiento particular. Los programas son usados también para la localización posterior de tales registros. Al usar organización directa de archivos pueden localizarse velozmente registros específicos. Por ejemplo, si se desean los datos de un carro particular en un archivo con los carros de una ciudad, puede obtenerse casi instantáneamente simplemente suministrando su placa. Sin  embargo esta organización tiene como desventaja que requiere mayor espacio de  almacenamiento en disco. Además, no es tan apta como la organización secuencial de archivos para llevar a cabo un gran número de actualizaciones o listar un gran número de registros.

     3. Organización secuencial de índice: Es una combinación de las dos organizaciones  presentadas, que busca aprovechar las ventajas de ambas. Los registros se van almacenando en orden secuencial, pero este archivo cuenta con un índice. El archivo índice en lista las claves de     cada grupo de registros almacenados y sus direcciones de disco correspondientes. Cuando se desea buscar un registro particular, la computadora inicia la búsqueda secuencialmente, identificando el principio del grupo de registros. Esta organización es más rápida que la  secuencial, pero no lo es tanto como el acceso directo. Es especialmente útil cuando se requiere actualizar ocasionalmente grandes lotes de transacciones y se necesita disponer de acceso rápido y frecuente a los datos.  

 

 

  

 Tipos de Archivos

Los elementos de un archivo pueden ser de cualquier tipo, simples o estructurados o según su función.
 

      Segun su Función:

a.- Archivos Permanentes:

Son aquellos cuyo registros sufren pocas o ninguna variación a lo largo del tiempo, se dividen en:
Constantes: Están formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.
De Situación: Son los que en cada momento contienen información actualizada.
Históricos: Contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufridos procesos de actualización o bien acumulan datos de variación periódica en el tiempo.

b.- Archivos de Movimiento

Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algún campo común en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentados por los mismos.

c.- Archivo de Maniobra o Transitorio

Son los archivos creados auxiliares creados durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.
 

      Segun sus Elementos:

Los principales archivos de este tipo son:

Archivo de Entrada: Una colección de datos localizados en un dispositivo de entrada.
Archivo de Salida: Una colección de información visualizada por la computadora.
Constantes: están formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.
De Situación: son los que en cada momento contienen información actualizada.
Históricos: Contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufrido procesos de actualización, o bien acumulan datos de variación periódica en el tiempo.
Archivos de Movimiento o Transacciones: Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algún campo común en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentados por los mismos.
Archivos de Maniobra o Transitorios: Son los archivos auxiliares creados durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.

Operaciones sobre ficheros completos 

     Las operaciones sobre ficheros completos con el fichero como unidad, sin tener en cuenta sus registros. Sin embargo, la organización del fichero y la estructura lógica de sus registros sí debe ser tenida en cuenta al operar con él.

Creación de un fichero

    El objetivo de esta operación es permitir a los usuarios la creación de nuevos ficheros. Mediante esta operación se indican las propiedades y las características del fichero para que el sistema de ficheros pueda reconocerlo y procesarlo. En el proceso de creación del fichero debe registrarse la información necesaria para que el sistema pueda localizar el fichero y manipular sus registros lógicos. Para ello, el método de acceso debe obtener información sobre el formato y el tamaño de los registros lógicos y físicos, la identificación del fichero, la fecha de creación, su posible tamaño, su organización, aspectos de seguridad.

Apertura de un fichero

     En esta operación el método de acceso localiza e identifica un fichero existente para que los usuarios o el propio sistema operativo pueda operar con él. En algunos sistemas la operación de creación no existe como tal, y es la operación de apertura de un fichero no existente, la que implícitamente, crea un nuevo fichero. Los errores que pueden producirse en la apertura de un fichero son los siguientes: 
-El fichero no se encuentra en el lugar indicado (dispositivo, directorio, nombre).    
-El fichero se ha localizado pero el usuario no tiene permiso para acceder al mismo. 
-El fichero no se puede leer por errores en el hardware del dispositivo de almacenamiento.

Cierre de un fichero

    Esta operación se utiliza para indicar que se va a dejar de utilizar un fichero determinado. Mediante esta operación el método de acceso se encarga de "romper" la conexión entre el programa de usuario y el fichero, garantizando la integridad de los registros. Al ejecutar esta operación, el sistema se encarga de escribir en el dispositivo de almacenamiento aquella información que contienen los bufer asociados al fichero y se llevan a cabo las operaciones de limpieza necesarias. Tras cerrar el fichero, sus atributos dejan de ser accesibles para el método de acceso. El único parámetro necesario para realizar esta operación es el identificador del fichero devuelto por el método de acceso al crear o abrir el fichero. Los errores que se pueden producir al cerrar un fichero son los siguientes:
 -El fichero no está abierto.
 -No se ha podido escribir en el dispositivo toda la información del fichero, debido a fallos en el hardware.
-No se ha podido escribir en el dispositivo toda la información del fichero por falta de espacio en el dispositivo de almacenamiento.

Extensión del fichero

    Esta operación permite a los programas de usuario aumentar el tamaño de un fichero asignándole más espacio en el dispositivo de almacenamiento. Para realizar esta operación el método de acceso necesita conocer el identificador del fichero y el tamaño del espacio adicional que se debe asignar al fichero. En función de la organización del fichero, el método de acceso determinará si el espacio adicional que debe asignar debe ser contiguo al fichero o no. Mediante esta operación el atributo que indica el tamaño del fichero será modificado y se devolverá al programa de usuario con un código de estado. El único motivo para que esta operación no se lleve a cabo con éxito es que no haya suficiente espacio disponible en el lugar adecuado (no contiguo).

Protección de Archivos 

     Muchos sistemas informáticos modernos proporcionan métodos para proteger los archivos frente a daños accidentales o intencionados. Las computadoras que permiten varios usuarios implementan permisos sobre archivos para controlar quién puede o no modificar, borrar o crear archivos y carpetas. A un usuario dado se le puede conceder solamente permiso para modificar un archivo o carpeta, pero no para borrarlo; o a un usuario se le puede conceder permiso para crear archivos o carpetas, pero no para borrarlos. Los permisos también se pueden usar para permitir que solamente ciertos usuarios vean el contenido de un archivo o carpeta. Los permisos protegen de la manipulación no autorizada o destrucción de la información de los archivos, y mantienen la información privada confidencial impidiendo que los usuarios no autorizados vean ciertos archivos.

    Otro mecanismo de protección implementado en muchas computadoras es una marca de sólo lectura. Cuando esta marca está activada en un archivo (lo que puede ser realizado por un programa de computadora o por un usuario humano), el archivo puede ser examinado, pero no puede ser modificado. Esta marca es útil para información crítica que no debe ser modificada o borrada, como archivos especiales que son usados solamente por partes internas del sistema informático. Algunos sistemas incluyen también una marca oculta para hacer que ciertos archivos sean invisibles; esta marca la usa el sistema informático para ocultar archivos de sistema esenciales que los usuarios nunca deben modificar.

 
Administrador de Archivos 
   Es una aplicación informática que provee acceso a archivos y facilita el realizar operaciones con ellos,como copiar, mover, eliminar archivos donde el usuario lo quiera ubicar y poder ingresar a ellos para realizar ciertas tareas.